1 – Controlla la piattaforma tecnologica
Abbiamo superato l'anno 2000 e il passaggio all'euro. Purtroppo l'Italia ha perso l'occasione di rinnovare il proprio parco tecnologico legato al software contabilità aziendale. Tra i principali motivi vi sono il costo che il cambio di linguaggio e piattaforma comporta. Non tutte le software house hanno deciso di affrontarlo. Nella scelta di un nuovo software contabilità fate un'analisi attenta e richiedete che sia sviluppato in uno di questi linguaggi: Microsoft .NET Java Node.js e Angular PHP. Questi sono infatti i linguaggi che verranno supportati nel futuro.
2 – Salvataggio dello storico delle modifiche
In caso di errore o di modifica accidentale di una serie di registrazioni contabili è importante poter ripristinare uno stato precedente senza dover ripristinare tutto il database aziendale. Attraverso sistemi di mantenimento delle versioni delle registrazioni tutto questo è possibile in modo semplice e rapido. Basta selezionare i dati e avviare la procedura di ripristino.
3 – Gestione degli Alert
L'automazione informatica permette di interrogare il sistema contabile e avvisare in ordine gerarchico tutte le persone collegate a determinati eventi. Prendiamo ad esempio un insoluto. Al momento della registrazione della contabile bancaria il sistema può provvedere in automatico ad avvisare il responsabile commerciale e il venditore di riferimento del cliente.
4 – Collegabilità delle registrazioni alla Posta Elettronica
La posta elettronica è uno strumento fondamentale nella quotidianità lavorativa. Perché non collegare le operazioni effettuate all'interno del software con le mail che vengono inviate/ricevute? Il software di contabilità è costantemente alimentato da documenti, estratti conto, notifiche e mail di clienti e fornitori. Essere in grado di ricostruire velocemente tutte le comunicazioni intercorse fra l'azienda e i vari stakeholder è un punto a favore di ogni gestionale.
5 – Navigazione delle registrazioni
Tante attività effettuate all'interno di un software contabile sono il risultato di un flusso di operazioni collegate. Permettere agli utenti di navigare in questo flusso di informazioni è un elemento di forza e di ottimizzazione del tempo.
6 – Gestione Documentale Integrata alle registrazioni
Se la posta elettronica è ormai uno dei principali strumenti di collaborazione non è comunque riuscita a soppiantare la buona vecchia carta. Digitalizzare i documenti e collegarli all'interno di un sistema contabile permette di migliorare i risultati di ricerca.
7 – Export Dati verso altri Gestionali
Oltre alla contabilità ci sono diversi software necessari alla buona gestione aziendale. Tesoreria, flussi di cassa, Bilancio, Contabilità Industriale. Il vostro software di contabilità deve essere in grado di generare un flusso di informazioni esportabile verso questa moltitudine di destinazioni.
8 – Diffusione Capillare sul Territorio Nazionale
La formazione del personale è uno dei costi più importanti quando si decide di cambiare il software contabilità. Per questo motivo la diffusione capillare di un software permette di attingere in un mercato dove alcune figure professionali sono già formate.
9 – Fatturazione Elettronica tra Privati
Il Must dell'anno 2017 sarà la fatturazione elettronica fra privati. Dopo un ottimo risultato fra privato e pubblica amministrazione, dove ormai le percentuali di errore si sono attestate sul 5 per cento, è giunto il momento di passare alle relazioni fra aziende B2B. Nella scelta di un software contabilità è necessario considerare la presenza o la disponibilità di un modulo software dedicato a questo.
10 – Aggiornamenti Tempestivi alle normative
Decimo e ultimo fattore abilitante nella scelta di un software contabilità: la gestione degli aggiornamenti. Esistono prodotti open source, gratuiti, che non garantiscono adeguamenti normativi in tempo per il rispetto della legge. Affidarsi ad aziende solide, con diffusione importante sul territorio Italiano è una regola fondamentale da seguire.