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Mario e la gestione degli interventi tecnici

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Giovedì, 19 Gennaio 2017 13:47

Mario e la gestione degli interventi tecnici

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Mario è un piccolo imprenditore che ha avviato negli anni 90 la sua piccola attività di assistenza tecnica. Dopo aver maturato molta esperienza nel settore della manutenzione caldaie domestiche ha deciso di "mettersi in proprio". Ormai sono passati più di 20 anni da quando ha iniziato la sua attività e la tecnologia si è evoluta.

 

Oggi Mario ha più di 50 anni e la sua azienda è cresciuta. I primi interventi li effettuava con la sua auto personale, trasportando tutti gli attrezzi nel suo bagagliaio. Quando non vi era spazio a sufficienza abbassava i sedili e recuperava centimetri. Adesso, invece, gestisce 5 tecnici specializzati, 3 apprendisti e 2 impiegate. Ha una flotta di 5 mezzi attrezzati per l'assistenza e dispone di un magazzino ricambi in grado di rispondere alle esigenze di tutti i suoi clienti.

Mario ha cercato su internet un software per gestire gli interventi tecnici perché oggi tutta la pianificazione del lavoro dei dipendenti viene fatta con carta e penna. Questo rallenta notevolmente il lavoro di organizzazione perché non vi è nulla di automatizzato. Le urgente sono gestite a mente e a volte si sbaglia perché la memoria fa brutti scherzi. Le manutenzioni programmate sono il frutto di fogli di carta che vengono riordinati man mano che gli interventi vengono effettuati.

Mario sta decidendo quale software acquistare ma è in difficoltà. Tutti sembrano belli ma c'è sempre qualcosa che manca. Alcuni gestiscono bene le anagrafiche ma non i mezzi, altri gestiscono molto bene la contabilità ma non gli interventi, altri fanno bene tutte le cose di base ma sono software molto "bloccanti".

Cosa può fare Mario per decidere come scegliere il suo nuovo software?

STEP 1: Disegnare il flusso di lavoro

Ogni azienda avviata ha la caratteristica di avere dei flussi di procedure. Molte volte il titolare non ha la consapevolezza di avere delle procedure standard ma se si ferma a riflettere su come vengono eseguite le attività si renderà conto che i processi sono spesso gestiti

STEP 2: Cercare un software di gestione degli interventi tecnici che replichi e ottimizzi questi flussi

Quando i flussi sono chiari è necessario scartare quei software che non sono in grado di gestirli. Se ad esempio gli interventi sono programmati previo contratto di assistenza e il programma non prevede la gestione di questa modalità non è il software adatto all'azienda. Ci sono casi (la maggior parte) in cui il software può "ottimizzare" i processi. Se i contratti sono oggi gestiti ma la fatturazione degli stessi è manuale potrebbe esistere una funzionalità del software che permette di effettuare l'operazione in modo automatico.

STEP 3: Mobile

Il mondo si muove verso la tecnologia in mobilità. Non potete prescindere dal fatto che il vostro software per gestire i tecnici sia accessibile anche da dispositivi come smartphone e tablet. Questo perché è fondamentale che il sistema sia aggiornato in tempo reale.

STEP 4: Valuto la tecnologia del software

Esistono diversi tipi di software e sono sviluppati spesso con tecnologie differenti. A questo link trovate una serie di indicazioni sulle tecnologie migliori da sfruttare

STEP 5: Personalizzare, personalizzare, personalizzare?

Sicuramente una parte del software dovrà essere personalizzata ma non preoccupatevi. Se state facendo la scelta giusta le personalizzazioni incideranno in modo relativo sul costo del progetto

Ora Mario ha la possibilità di selezionare il miglior prodotto per la sua azienda di assistenza tecnica ma non si sente ancora sicuro della sua scelta. Cosa deve fare? Beh, la cosa migliore è chiedere delle referenze. Si deve semplicemente far dare il nominativo di un cliente del fornitore di software e contattarlo per avere informazioni sulla qualità del prodotto e del fornitore selezionato.

 

 

 

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